菊厂MDE的生存经验–开会

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开会是什么?

  • 一种沟通形式,比如业务培训、进展汇报、技术交流等等。
  • 一种工作方式,比如掌握资源的Boss们,主要的工作内容就是开会,平常的日程,不是在准备开会、就在开会中。
  • 浪费时间的最好方式。

有同事戏言,不在开会中,就是在开会的路上。
作为基层编码人员,对开会这件事有深深的抗拒感。毕竟人的精力有限,花在开会上的时间多了,干活的时间自然就少了,因此能逃则逃。虽然这个策略很被动,但不失为一个办法。

平常要开哪些会

这里简单列举一些会议。
比如按照开发流程要求,要开的会有:

  • 项目开工会,介绍项目背景、价值、目标、团队成员、沟通矩阵、范围、计划、确定工作量等。
  • 需求澄清会,讲解需求的内容,答复疑问。
  • 迭代开工会,介绍本迭代内的范围、计划、工作量、成员等,同时完成工作认领和分配。
  • 迭代内的每日晨会,交流团队里成员的工作情况,以及求助、风险之类的事宜。
    对做的差的地方,收集改进建议,并在后续开发过程中实施。
  • Story澄清会,针对Story进行澄清,统一项目团队内的认识。
  • Story Showcase,Story转测试前,将开发成果向周边如需求提出方、SE、开发骨干、测试负责人、项目PM等人演示,确认开发成果符合预期。
  • 迭代总结&回顾会,对过去的本迭代进行总结,收集做的好的地方,以及做的差的地方。针
  • 项目总结&回顾会,对项目进行总结,收集成果和经验等。
  • 项目例会,与各方干系人日常沟通的重要途径。

此外按照组织的沟通规则,还有其它的会议。

  • 技术线上的决策类会议有:
    • 解决方案的DRB裁决。
    • 产品内部的CCB裁决。
  • 和周边团队的交流和沟通。
  • 和周边团队联合定位问题。
  • 。。。

对开会这件事的分析

按照先贤的总结,程序员70%的精力用于开会,即各种各样的沟通,30%的精力用于编码。既然开会在日常工作中有这么大比例,理应得到重视。
作为专业人士,应当使用专业的分析方法5W1H,对此做个分析。

  • Why,开会的背景,即为什么要开会。
  • What,开会的目的。
  • Where,开会的场所。
  • When,开会的时间。
  • Who,参加会议的人员。
  • How,以什么样的形式完成开会。

开会的背景

作为专业的职场人,开会也是工作的一部分,因此要体现自己的专业性。清晰、明了开会的背景,有助于最终目的达成。

开会的目的

比如有

  • 信息传达,比如高层向基层介绍公司的战略目标等。
  • 信息分享,比如和周边团队交流技术点、项目转测试会议等。
  • 汇报类,基层向主管汇报工作,比如项目进展、困难或者求助等。
  • 决策类,比如项目立项、技术点决策等。
  • 求助类,比如联合周边团队一起定位问题等。
  • 。。。

开会的场所

视会议的目的、花费的时间、参与人等一些因素决定。
比如:

  • 办公位置附近的面对面交流,必要时配合纸、笔、白板等,适合距离近、话题不复杂、参与人较少的场景。
  • 办公位置,组织电话会议,适合距离远,无法面对面沟通的场景。由于此时无法借助纸、笔、白板等工具,因此可能需要事先准备一些材料,帮助交流。
  • 会议室,适合面对面和电话会议。只要会议室差不多大,参会人数不是问题,但对于沟通效率会产生一定的影响。

开会的时间

时间是最宝贵的资源,因此重视他人的时间、重视自己的时间,是体现一个人的专业程度的重要表现。
因此,在会议开始前,无论大小、重要程度,都要提前预约好参与同事的时间,保证参与度,这对目标达成会有相当的帮助。
此外,会议室、电话会议等也是必备资源,如果本次会议需要使用到,同样需要提前申请,避免由于缺少资源而无法按期开会。

开会的注意点

前面对开会这件事情,使用专业的方法进行了分析,可以发现,开会这件事情对于参与人、组织人、记录人来说,既简单、又不简单。如下从与会角色的角度,分别介绍。

对于参与人来说

  • 会议前,做好准备工作。
    • 提前获取会议的背景信息,有助于作出正确的判断,发挥自己的专业性。
    • 了解会议时间、地点,提前预留时间,调整工作安排,避免撞车,做到守时。
    • 了解参与人,尽可能做好充分的准备。
    • 收集必要的信息,做到心中有数。
  • 会议中,既来之,则安之。
    • 充分参与、充分发表意见。
    • 使用方便的方式记录自己及周边同事的意见。
  • 会议后,收尾。
    • 配合记录人确认会议纪要。
    • 依据会议纪要,完成后续工作,及时反馈进展情况。

对于组织者来说

核心所在即是保证会议目标可达成,因此:

  • 会议前,做好准备工作。
    • 整理会议背景,明确目标,整理会议议题列表和材料,设定清晰的预案。
    • 预定会议资源,如会议室、电话会议、零食、水等,保证会议效果不受硬件影响。
    • 确定参与人的范围,整理出与会人清单,提前沟通、确认大家的时间,在时间允许的范围内,保证参与度。
    • 按照参会人清单,提前发送议题列表和会议材料,必要的与关键人员提前点对点沟通,掌握关键人物的态度。
  • 会议过程中,保证沟通效率。
    • 调节气氛,保证对事不对人,同时充分沟通。
    • 控制议题时间,避免花费过长的时间。
    • 控制交流方向,避免话题扩散太开。
  • 会议后,保证会议结论有效执行。
    • 确保会议纪要如实记录,并及时发出纪要。
    • 跟踪会议结论的后续进展。
    • 及时评估会议结论的效果,为下一次会议做好准备。

对于记录人来说

  • 会议前
    • 收集议题及会议材料,以及可能的讨论结论。
    • 根据会议形式,选择恰当的记录方式,比如笔记、录音笔、录屏、录像等。
  • 会议中
    • 完整记录会议过程,保证记录的信息有效。
  • 会议后
    • 收集议题的结论。
    • 对于关键信息,和与会人确认记录信息的有效性。
    • 及时发出汇总后的纪要。
    • 归档会议材料、会议纪要。

最后

菊厂中很多同事在校时是理工科专业的学生,真正的钢铁直男,大部分人不善于沟通、交流,以至于开会本身产生了很强的抵触感。其实大可不必。开会只是一种手段,并不是最终的目的。
真正的目的是,通过有效利用开会这种手段,最大化输出,提升组织和个人的绩效。
而掌握一定的技巧,可以提高沟通效率,改善职场的生存环境。

参考资料



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